Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn tạo chữ ký trong Microsoft Outlook, chỉnh sửa và áp dụng chúng.
Outlook cho phép bạn áp dụng chữ ký mặc định cho tin nhắn mới, trả lời và chuyển tiếp, bạn thậm chí có thể có chữ ký mặc định khác nhau cho mỗi tin nhắn.
Cách tạo chữ ký trong Microsoft Outlook
Chữ ký email là một cách hữu ích cho biết thông tin về bạn là ai, bạn làm gì và làm thế nào để liên lạc với bạn. Ở nhiều công ty, đó là một yêu cầu và chữ ký của bạn có thể đã được thiết lập trước cho bạn
Tuy nhiên, Outlook không cung cấp chữ ký mặc định ngoài hộp, vì vậy nếu công ty của bạn chưa tạo một chữ ký cho bạn hoặc bạn cài đặt Outlook trên máy chủ của mình, bạn phải tự tạo một chữ ký.
Để thực hiện việc này, nhấp chuột vào File >> Options >> Mail >> Signatures
Điều này sẽ mở ra cửa sổ Signatures and Stationery. Ở đây bạn có thể thêm, chỉnh sửa và xóa chữ ký.
Để thêm chữ ký mới, nhấn vào New. Đặt tên cho chữ ký mới của bạn và sau đó nhấn vào OK
Chữ ký mới của bạn sẽ được hiển thị trong danh sách chữ ký. Bạn có thể thêm nội dung của chữ ký trong khu vực Edit signature. Có các công cụ định dạng bao gồm chèn ảnh, liên kết và danh thiếp từ danh bạ của bạn.
Bạn có thể sử dụng các công cụ định dạng này để thêm tất cả các loại thông tin. Nhưng đối với chữ ký chính thức, có lẽ bạn nên bao gồm ít nhất những điều dưới đây:
- Tên đầy đủ của bạn
- Số điện thoại của bạn
- Địa chỉ email của bạn
- Trang web của công ty bạn
Nếu bạn đang tạo một chữ ký cho chính mình, thì tùy thuộc vào những gì bạn đặt trong đó. Nếu bạn đang thiết lập chữ ký cho một địa chỉ email của công ty, bạn nên kiểm tra xem liệu có bất kỳ điều gì cụ thể mà bạn dự kiến sẽ bao gồm không.
Bạn cũng không cần phải có chữ ký mặc định. Nếu bạn muốn bắt đầu mà không có chữ ký, hãy chọn (không có) nào trên menu thả xuống.
Khi bạn tạo một tin nhắn mới hoặc trả lời, chuyển tiếp một tin nhắn hiện có, Outlook sẽ áp dụng chữ ký mặc định mà bạn đã chọn. Bạn có thể chọn một số khác bằng cách nhấp vào Message >> Signature và sau đó chọn chữ ký bạn muốn.
Chỉ với vài bước đơn giản chúng ta đã tạo chữ ký trong Microsoft Outlook. Bên cạnh đó chúng ta cũng có thể chỉnh sửa và áp dụng chúng.
>> Xem thêm: Microsoft Outlook là gì?
